Forfatter: Miklas Campbell

Opdatere/vedligeholde sager

Det er en fordel jævnligt at opdatere og vedligeholde sine sager. e-inkasso har udviklet flere værktøjer der hjælper med at gøre vedligeholdelsen så let som muligt. Her kan nævnes opfølgningsmail, der fortæller så snart der kan foretages en ny handling på sagen. Til dem med mange sager vil vi anbefale multimodulet, der gør det muligt at lave flere handlinger på sagerne på en gang.

Tilføje betalinger

Betalinger kan modtages og registreres på sagerne på flere måder. Tilføjelse af betaling manuelt sker via ”opret handling” inde på selve sagen.

Kontant:                           

Har du modtaget kontanter fra din skyldner, skal du registrere det på sagen manuelt. 

Anvender du integration via sit økonomisystem skal de bogføres der på den givne faktura, og e-inkasso henter betalingsdata fra dit økonomisystem. 

Bankoverførsel

Modtager du betaling via en bankoverførsel, skal det registreres på sagen manuelt, såfremt du ikke anvender integration via dit økonomisystem. Vil e-inkasso hente betalingsdata fra dit økonomisystem. 

Registrering i økonomisystem

Har du hentet sager via integration fra dit økonomisystem, vil betalinger, du registrere deri, automatisk blive overført til e-inkasso, hvorefter du kun skal godkende, inden betalingen bliver registreret på sagerne.

Betaling via minesager.dk

Har du tilknyttet en betalingsaftale til minesager.dk, vil betalinger automatisk blive registreret på sagerne. 

Tilføje gæld

Der er mulighed for at tilføje gæld til en sag. Det kan være en yderligere opkrævning (faktura), udgifter i forbindelse med politifremstilling o. lign. Det er muligt at tilføje gæld på sagen ved at anvende knappen ”opret handling” inde på selve sagen.

Luk/ afslut sag

Der er flere muligheder for at lukke sager. Betales det fulde beløb via minesager.dk lukkes sagen automatisk, og der skal ikke foretages noget. Har man manuelt eller via integration tilføjet betalinger på sagen, vil man i guiden opfordret til at afslutte sagen. 

Afslutter man en sag, hvor kun dele af det skyldige beløb er betalt, vil e-inkasso automatisk fortælle, hvor meget der afskrives. Alle beløb og fordelinger af betaling vil vises på sagen og fremgå af de rapporter, der kan hentes i e-inkasso.

Slet sag

Har man oprettet en sag på en skyldner ved en fejl, har man altid mulighed for at slette sagen, herved kommer der ingen data med i de rapporter, der kan trækkes ud til statistik og afregning.

Vær opmærksom på, at slettede sager ikke kan genskabes. 

Man sletter sagen ved at vælge ”redigér sag” i toppen på selve sagen. Herefter fremkommer knappen ”slet sag”.

Opfølgningsmail – En reminder til dit arbejde med inddrivelse

Vi sender en mail med informationer om, hvor mange sager du som bruger har, der kan laves opfølgning på. Mailen udsendes dagligt – men kun til de brugere der har nogle sager, der kan følges op på.

Udsendelse

Vores opfølgningsmail sendes ud således – såfremt der ikke kommer andre sager, hvor opfølgning er muligt:

Dag 1:                               Opfølgning muligt                                                       

Dag 2:                               Opfølgning muligt (ingen ændringer) 

Dag 5:                               Opfølgning muligt (ingen ændringer)

Dag 11:       Opfølgning muligt (ingen ændringer) 

Dag 42:       Opfølgning muligt (ingen ændringer)

Mailens indhold kan se ud på følgende måde:

Sager til opfølgning

Hvor mange sager der er, der kan laves en ny handling på. Det vil være alle de sager, som i oversigten af sager vil være markeret med rød skrift. 

Dokumenter til udskrivning

Hvor mange dokumenter der mangler at blive udskrevet og sendt. Der vil blinke et rødt tal ud for menuen ”TODO”, når man logger ind i e-inkasso.

Retsafgift til overførsel

Hvor mange penge der skal overføres til retten i retsafgift.Beløb og hvilke sager, det drejer sig om, vil kunne findes i menuen inden i e-inkasso. Her vil blinke et rødt tal ud for menuen ”TODO”.

Misligholdt aftaler

Hvor mange betalingsaftaler der ikke er overholdt og kan flyttes til et misligholdt forløb. Der vil blinke et rødt tal ud for menuen ”TODO”, når man logger ind i e-inkasso.

Betalingsaftale anmodning 

Har man modulet, hvor skyldner kan underskrive via NemID, vil antallet af underskrevne erklæringer vises her. Under menuen “TODO” er det så muligt at oprette betalingsaftaler.

Afmeld opfølgningsmail

Det er altid muligt at afmelde opfølgningsmail. Dette gøres under menuen “konto”, vælg “min bruger” og fjern herefter fluebenet i “Opfølgnings Service”. Husk at “gem bruger” for at opdatere ændringer.

Manglende held med inddragelse

Er du ikke lykkedes med inddrivelsen, kan det skyldes flere ting. Det kan være, at det ikke er de korrekte kontaktoplysninger. Derfor kan du med fordel dobbelttjekke, at kontaktoplysningerne (mobil og mail) på skyldner er korrekte. Jo flere oplysninger på skyldner – desto større er mulighederne for at etableret den fornødne kontakt. Nogle skyldnere kan have den opfattelse, at kreditorer ikke gør noget ved lav gæld, og de kan derfor finde på at undlade at betale, da de muligvis før er sluppet godt fra at ignorere forsøg på inddrivelse. 

Der finderes også skyldnere, der bare er dårlige betalere, og som skylde penge til mange kreditorer. Til skyldnere i den kategori anbefaler vi, at man tilbyder et akkordtilbud eller en betalingsaftale. 

Rapporter

Vi tilbyder flere rapporter til at hente aktuelt data. Alle rapporter er et her og nu billede, og de kan ikke bruges til bogføring.

Aktuelt (åbne)

Viser et øjebliksbillede af åbne sager. 

  1. Antal åbne sager
  2. Procent af hovedstolen der er betalt
  3. Hovedstolen i gennemsnit
  4. Hvor mange dage en sag i gennemsnit har ligget
  5. Hvor mange renter og gebyr hver sag i gennemsnit har fået tilskrevet

Under topbjælken vises der en graf over de samlet skyldig beløb fordelt:

  1. Samlet skyldige hovedstol
  2. Samlet betaling
  3. Samlet tilskrevet renter og gebyr
  4. Samlet retsafgift
  5. Samlet anden gæld – Det kan være, 
  6. Samlet gæld til gode i de åbne sager

Listen i venstre giver et overblik over, hvor meget der er betalt af de enkelte poster samt hvor meget, der mangler at blive betalt.

Periode

I rapporten tager vi data fra startdato og fratrækker data fra slutdato.

Rapporten kan ikke bruges til bogføring eller afstemning heraf.

Udsendelser

Her kan der findes en statistik over e-mail og sms udsendelser. Man har mulighed for at skifte mellem antal og procent visning. 

Rapporten indeholder information om, hvor mange gange et dokument er afsendt pr. e-mail:

  • Hvor mange udsendelser af e-mail
  • Hvor mange af de udsendte e-mail er leveret
  • Hvor mange af dokumenterne, der er sendt, der er åbnet en enkelt gang
  • Hvor mange dokumenter er åbnet flere gange
  • Hvor mange af udsendelserne af e-mailene er fejlet

Nedenfor kan man se informationer om SMS udsendelser:

  • Hvor mange SMS’er sendt
  • Hvor mange er leveret 
  • hvor mange er fejlet

Lukningsrate

Diagrammet viser, hvor mange sager der er oprettet, hvor mange der er lukket, og hvor mange sager der er åbne i det valgt år.

Der er mulighed for at hente den data – grafen vises ud fra en Excel fil. 

Succesrate

Her gives et overblik over hvilke handlinger, der har givet bedst betaling efterfølgende. 

Betalingsaftaler

Her vise det samlet beløb der indbetales pr. måned på betalingsaftaler.

Her kan der hentes en Excel fil med informationer om:

  • sagsnr. 
  • sagens status
  • dato for hvornår sagen er lukket
  • informationer om betalingsaftalen
  • hvem skylder er 
  • restgælden 

Bogføring

Vi har ikke en færdig fil, der kan laves bogføring efter. Men vi har nogle alternativer.

I menuen regnskab finder man betalinger. Her kan man se betalingerne, der er registreret på en bestemt dag. Ved at klikke på ´se mere´ kan man se, hvordan betalingen er fordelt. 

Fordeling af betaling

e-inkasso er opsat så at betaling fordeles efter nedenstående model:

  1. Renter
  2. Gebyr
  3. Hovedstol

Betaling i perioden

I rapporten tager vi data fra startdato og fratrækker data fra slutdato.

Rapporten kan ikke bruges til bogføring eller afstemning heraf.

Aktive krav

Her er en liste over alle de krav der er aktive. 

Renter/ Rentesats

I e-inkasso er procesrenten baseret på udlånsrenten. 

Vores rentesats er års-baseret og tillægges løbende.

Renterne som standard hedder procesrente. Beløbet ændres af og til (halvårlig justering), dog kan der gå år imellem dette rettes.

Procesrenten er baseret på udlånsrenten + 8%.

Lige nu er satsen 8.05% og det har den været siden 2015.

På enkelte områder (forsikring, husleje, m.m.) kan der være særlige regler man skal være opmærksom på. Der er mulighed for at ændre renten hos erhvervs skyldner. Det gøres inden på sagen ved at redigere sagen og rulle ned til renter. Her kan man sætte sin egen på forhånd aftalte rentesats.

Akkord

Din skyldner har måske ikke råd til at betale sine regninger, eller måske nægter vedkommende af principielle årsager, selvom kravet er korrekt. Måske tror vedkommende bare ikke, der gøres noget ved dit krav i den sidste ende.

Et akkordtilbud kan måske give skyldner det sidste skub til at betale, som giver de ønskede fremskridt i sagen. Et tilbud om akkord er et tilbud til skyldner om rabat på gælden – Måske frafalder du dit krav om renter og gebyrer, eller du giver måske oven i købet skyldner en rabat på hovedstolen. En rabat, som ofte dækkes af de tilskrevne renter og gebyrer.

Uanset årsagen – så er et akkordtilbud en god mulighed for din skyldner til at få gælden ud af verden på. Med e-inkassos akkord-modul kan du let lave et tilbud om akkord (rabat) til din skyldner, og akkord-brevet forklarer præcis, hvad der skyldes, hvad gælden vil stige til, hvis der tages yderligere retslige skridt, og hvor meget skyldner sparer ved at tage imod akkord-tilbuddet.

Mange skyldnere vil tage imod et sådan tilbud. Nogle fordi de sparer penge, og dermed hurtigere får gælden ud af verden. Og andre fordi de ser tilbuddet som en lille sejr. De slipper billigere og får opfattelsen af, at du har taget et tab – for at få sagen ud af verden. Det er dog langtfra altid tilfældet. Selv ved relativt store rabatter, vil du stadigvæk få hovedstolen (den oprindelige gæld) hjem og oftest mere til. Det, der gives afkald på ved et akkord-tilbud, er for det meste renter og gebyrer.